Tidsallokering Första Linjens Chefer Inom Svensk Grundskola

Ledarskap och organisation B 7,5hp Distans HT15
Grupp 9
Hult Björn
Koski Anna
Neuman Leo

Tidsallokering första linjens chefer inom svensk grundskola

Bakgrund:

Under vårterminen 2012 lät Skolverket 3600 grundskollärare föra detaljerad dagbok över sin arbetstid under ett dygn (Skolverket, 2013). Samma undervisningsnivåer som innan i kombination med att nya arbetsuppgifter tillkommit har gjort att tiden ej längre räcker till. Framförallt planering och reflektion har blivit lidande, vilka båda anses vara nyckelfaktorer för att säkra kvalitén i undervisningen. År 2014 publicerades en artikel i lärarnas tidning där tre arbetslagsledare från olika platser i Sverige intervjuades (Helte 2014). De belyste bland annat problematiken med att “sitta på dubbla stolar”, bristande mandat och tendenser att hamna i kläm mellan lärare och ledning. Även bristen av utbildning och tid lyftes fram. Just tidsaspekten finner vi extra intressant. Att verka som en första linjens chef, i ovanstående fall arbetslagsledare, inom svensk skola där tid genomgående verkar vara en bristvara är antagligen förenat med en rad svårigheter. Vi lockades helt enkelt att få mer klarhet i hur hanteringen av denna begränsade resurs sker och på vilka grunder.

Problematisering:

Enligt vår mening kan all hantering av knappa resurser behandlas ur ett ekonomiskt perspektiv. Att valutan i detta fall består av tid är utmärkt då det tillsammans med pengar kan anses bilda de två mest fundamentala faktorerna för de flesta människor att väga mot varandra. Att den typ av första linjens chefer vi ämnar få mer klarhet kring dessutom är verksamma i en kontext där det dagliga arbetet tenderar att vara en kamp mot klockan ställer det hela på sin spets. Allt och alla som bidrar till att skapa morgondagens samhälle bör granskas så att högsta möjliga standard säkras. Tidsallokering är med andra ord inte bara en fråga för lärarna. Kan deras närmaste chefer manövrera sin tid på ett rationellt sätt är vår förhoppning att detta kan skapa stöd och förutsättningar för lärarna att fokusera mer på eleverna. Vi vill få en större inblick i vilka mekanismer som kan tänkas ha inflytande över vilka beslut som fattas i disponeringen av tid för dessa chefer och potentiella orsaker.

Syfte:

Syftet med den här studien är att få större förståelse för hur första linjens chefer inom svensk grundskola prioriterar sin arbetstid i förhållande till sitt utövande av ledarskap.

Teori:

Tidsallokering är en central fråga i detta arbete och på denna punkt har vi bland annat tagit del av artikeln “How to Allocate Time, and Your Effort” (Saunders 2013). Denna förordar i grunden att man ska investera i tid på liknande sätt som pengar samt att det är kontraproduktivt att lägga ner sin själ i samtliga uppgifter. Istället bör man gradera sina dagliga åtaganden beroende på om dessa är en investering (vilket i denna artikel syftar på sådant som ger exponentiell avkastning), neutral eller optimerad aktivitet. Är det en investering, som exempelvis strategisk planering, bör man lägga ner arbete värdigt ett A enligt skolsystemets betygsskala. Om aktiviteten anses neutral som exempelvis ett projektmöte siktar man på ett B. Vid utförandet av optimerade aktiviteter bör man däremot endast sikta på C-nivå i utförandet då större ansträngningar ej skapar något extra värde vilket innebär att den tiden istället bör läggas på mer värdeskapande aktiviteter.

Artikeln utgår initialt ifrån författarens egna erfarenheter av att som tidigare mönsterelev stöta på tidsrelaterade problem i arbetslivet pga genomgående överambitiösa insatser. Vi inser att personliga erfarenheter som dessa sällan är representativa för den övriga populationen. Däremot har författaren bland annat skrivit en bok i ämnet vid namn “How to Invest Your Time Like Money” (2015), är verksam som tidscoach samt driver sitt eget företag Real Life E vilket bedriver tidscoachning och träning. Med tanke på att artikeln är publicerad i Harvard Business Review samtidigt som boken är utgiven av Harvard Business Review Press finner vi källans validitet tillräcklig för att bidra med denna infallsvinkel på tidsallokering. Möjligen är frågan hur applicerbart ett tillvägagångsätt som detta är i en så standardiserad miljö som skolan utgör. Är en första linjens chef som är verksam i sådant sammanhang överhuvudtaget berättigad att gradera sina åtaganden eller får det i så fall ske inofficiellt? Om det senare sker kan det finnas anledning att ifrågasätta moral och etik i ett sådant handlande. Ur ett HR-perspektiv finns företaget till för de anställda (Bolman och Deal 2012) men i en skola bör väl egentligen samtlig personal vara elevorienterad? Egentligen behöver det inte finnas något motsatsförhållande så länge denna metod används på ett väl avvägt sätt och med stor hänsyn till åliggande krav i arbetsbeskrivningen. Tillfredsställda anställda tenderar att ge nöjda kunder (Bolman och Deal 2012).

Då majoriteten av den forskning som finns att hämta kring första linjens chefer bedrivits inom den privata sektorn gäller det att ständigt reflektera över vad som är applicerbart på den offentliga. Med detta sagt anser vi ändå att vissa jämförelser kan göras utan att en “äpplen och päron”-problematik uppstår. En publikation på konsultföretaget McKinsey & Companys hemsida understryker vikten av att frigöra potentialen bland första linjens chefer (De Smet, McGurk och Vinson 2009). Detta bör enligt författarna ske genom att de lägger större fokus på att framförallt coacha sin personal och kvalitetssäkra istället för att drunkna i administrativa sysslor och möten. Det ska understrykas att den research analysen bygger på helt och hållet är hämtad från den privata sektorn. De första linjens chefer som tillfrågats är verksamma inom exempelvis retail, tillverkning och business-to-business. Trots vikten av att dessa chefer avsätter tid till att aktivt kunna stödja sin personal uppger undersökningen att detta endast sker 10-40% av tiden, i regel på grund av tidsbrist. Administrativa sysslor och möten däremot slukar 35-60%.

Med de signifikativa skillnaderna mellan att bedriva privata företag och en offentlig skola i åtanke finner vi ändå dessa siffror intressanta. Budgetrestriktioner och arbetsbelastning är inte sällan påtagliga faktorer inom det svenska skolväsendet. Varför skulle chefer i den första linjen ha mer tid över för sin personal där? Då lärares tidsbrist i kombination med vidgade arbetsuppgifter verkar blivit alltmer alarmerande vore det naivt att tro annat än att deras närmaste chefer åtminstone delvis dragits med i den negativa spiralen.

En rapport i Harvard Business Review behandlar frågan om första linjens chefer får ledarskapsverktygen för att lyckas (Harvard Business Review Analytic Services 2014). De har låtit ett urval av sina läsare ta del av och gradera vikten av olika frågeställningar kring denna typ av chefer i en enkät. Respondenterna uppgick till 610 personer varav alla arbetade inom organisationer med över 100 anställda. 94% av dessa respondenter hade själva någon form av chefstitel.

En i vår mening relevant fråga i sammanhanget berörde huruvida bristande utveckling, träning och verktyg hos första linjens chefer hade en negativ påverkan på företagets prestationer. Här svarade till exempel 41% att engagemanget bland de anställda blev lidande, 39% menade detsamma för kommunikationen, 38% för målorientering samt 37% för teamwork (Harvard Business Review Analytic Services 2014). Trots antagandet att de flesta respondenterna verkar inom den privata sektorn, även fast detta ej uttryckligen anges, är dessa värdemätare i vår mening branschöverskridande. Enligt HR-perspektivet är det ledarens uppgift att vara lyhörd och ge medarbetarna stöd (Bolman och Deal 2015). Effektiva ledare hjälper gruppmedlemmarna att kommunicera och arbeta tillsammans (Bolman och Deal 2015). Men varifrån ska ledarna hämta dessa färdigheter om de inte får ordentliga möjligheter att förkovra sig? Endast 12% av respondenterna ansåg att deras organisation investerade tillräckligt i utvecklingen av första linjens chefer (Harvard Business Review Analytic Services 2014).

I studien, “Vad gör chefer med sin tid och hur kan tid och engagemang hanteras på ett mer hållbart sätt” av Wikström, Arman och Dellve (2013) jämförs första och andra linjens chefer som jobbar på vårdavdelning. Bland deltagarna ingick chefer som ofta själva jobbade kliniskt. Enligt studien utför dessa chefer många korta aktiviteter. De hade få planerade möten men desto fler oplanerade. De samtalade med medarbetarna medan de arbetade kliniskt tillsammans med dem. Första linjens chefer i studien slits mellan engagemang och måluppfyllelse inom de olika arbetsområdena. Enligt studien kan inte chefernas arbete ses som att utföra ett tydligt uppdrag. För att hantera osäkerheter är det viktigt med en fungerande vertikal kommunikation.  Chefers tidsanvändning och aktiviteter handlar ofta om att agera i situationer som kännetecknas av många korta aktiviteter, osäkerhet, engagemanguppbyggande processer samt förhandling av gränser.