Landasan Teori: Sistem Alokasi Aset

Landasan Teori: Sistem Alokasi Aset

Dalam usaha untuk mencapai tujuan dan strategi demi mencapai profit, memperoleh serta mengalokasikan aset-aset yang produktif merupakan bagian yang tak terpisahkan. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem yang dapat membantu manager dalam suatu organisasi menyusun proposal yang efektif, mengevaluasi setiap proposal yang diajukan, mengestimasi nilai ekonomis masa depan yang dapat diberikan oleh suatu aset serta memastikan proposal mendukung strategi perusahaan. Jadi, harus ada alat atau sistem yang dapat mengumpulkan, menganalisa, dan mengkomunikasikan proposal perolehan aset baru kepada manager untuk dipertimbangkan. Sistem tersebut yakni dikenal dengan sistem alokasi aset.

Beberapa keuntungan dari sistem alokasi aset yaitu: (1) menyediakan kerangka kerja dan kategori-kategori untuk dapat mengelompokkan proposal aset; (2) analytical tools yang dapat didesain untuk tipe aset yang berbeda karena tipe berbeda maka perlakuan decisions tools-nya juga berbeda; (3) yang paling penting sistem alokasi aset menyediakan petunjuk yang membantu manager mengevaluasi apakah proposal tersebut sejalan dengan strategi bisnis perusahaan. Tidak ada standar baku mengenai sistem alokasi ini, manager harus mendesain sistem ini sesuai dengan kebutuhan mereka berdasarkan ukuran kinerja dan kontrol yang diperlukan.

Sistem alokasi aset memiliki batasan. Batasan timbul karena ada informasi yang tidak sepenuhnya diketahui oleh manager tingkat atas. Oleh karena itu dalam sistem ini, batasan untuk manager tingkat atas yakni hanya untuk menspesifikasi limit pada berbagai macam biaya modal yang akan dikeluarkan. Bagi manager tingkat bawah, justru ia yang menyediakan informasi berkaitan dengan operasi perusahaan atau mengajukan proposal untuk perbaikan suatu aset.

Dalam mengajukan proposal aset, memerlukan suatu kebijakan dan prosedur yang menerangkan siapa yang boleh melakukan review serta penentuan diterima atau ditolaknya suatu proposal aset dalam suatu perusahaan. Penentuan tersebut dapat berdasarkan rentang akuntabilitas (span of accountability) seorang manager maupun berdasarkan batasan belanja (spending limits). Hal ini bisa bervariasi berdasarkan posisi hierarki dalam suatu perusahaan.

Dalam mengevaluasi proposal aset diperlukan pula pengelompokan aset berdasarkan kategori, dimana dalam setiap kelompok terdapat kriteria-kriteria yang berbeda dalam mengevaluasi. Pengelompokkan tersebut pada umumnya terbagi menjadi tiga yakni:

1. Aset untuk memenuhi kebutuhan keamanan/ kesehatan/ peraturan (regulasi);

Analisa yang dilakukan bertujuan untuk memastikan bahwa aset yang ingin diperoleh sesuai dengan fungsi atau tugasnya serta perusahaan memperoleh nilai yang terbaik berhubungan dengan manfaat yang disediakan. Penerimaan atas proposal aset ini bisa didelegasikan kepada manager unit. Manager tingkat atas tidak perlu mereview proposal kategori ini kecuali menyangkut biaya yang besarnya tidak lazim.

2. Aset untuk menambah efisiensi operasional dan/atau meningkatan pendapatan;

Aset yang termasuk dalam kategori ini yakni berbagai jenis aset yang dapat mengurangi biaya dan memperbaiki kehandalan dan kualitas produk atau jasa perusahaan. Digunakan 3 alat pengukur untuk mengestimasi keuntungan investasi pada aset tersebut guna memperbaiki efisiensi operasional, yakni

a. Payback, mengukur berapa lama waktu yang diperlukan suatu investasi untuk dapat menutup incremental cash flow yang dikeluarkan. Payback tidak memperhitungkan benefit yang diterima setelah initial payback period serta time value of money oleh karena itu muncul alat kedua yakni discounted cash flow.

b. Discounted cash flow, ukuran ini memperhitungkan time value of money. Metode yang biasa digunakan yakni net present value (NPV). NPV diperoleh dari present value cash flow yang diterima setiap periode dikurangi dengan initial outlay. Keakuratan analisa ini bergantung pada keakuratan estimasi arus kas serta tingkat diskonto yang diasumsikan.

c. Internal rate of return, juga merupakan discounted cash flow. Namun mengukur tingkat return dimana cash inflows persis sama dengan cash outflows atau dengan kata lain NPV= nol. IRR dapat menghasilkan multiple rate bila cash inflow maupun outflow bervariasi (naik-turun) selama umur proyek.

3. Aset untuk menambah efektifitas kompetitif (competitive effectiveness).

Untuk kategori aset ini proposal untuk proyek harus dibandingkan dengan tujuan strategis untuk menetukan seberapa penting aset tersebut diperlukan dalam rangka memenuhi strategi bisnis perusahaan. Faktor-faktor penilaian yang harus diperhatikan yakni:

a. kesamaan/kesejalanan proposal dengan strategi dan/atau kemampuan yang ada,

b. Risiko